Una empresa que cuenta con servicios médicos o cumple con la normatividad de seguridad y salud genera muchos registros: exámenes, constancias de aptitud, capacitaciones, entregas de EPP, avisos de accidentes, estudios ambientales. Saber qué se debe conservar, por cuánto tiempo y dónde, evita sanciones y fortalece la defensa en caso de controversias.
Puntos clave
- Existen registros laborales, médicos y de seguridad, cada uno con reglas propias.
- La información médica se resguarda separada del expediente de recursos humanos.
- Los plazos dependen de cada norma; en el expediente clínico, cinco años mínimo desde el último acto médico.
- Todo resguardo debe cumplir con confidencialidad y protección de datos personales.
Información médica
Es la más sensible. Incluye historia clínica, notas médicas, resultados de estudios, audiometrías, espirometrías, aptitud y constancias. Se integra al expediente clínico conforme a la NOM-004-SSA3-2012, se conserva bajo la responsabilidad del prestador del servicio médico y solo se divulga a quienes están autorizados. La empresa generalmente conserva las conclusiones de aptitud o restricciones, no el detalle clínico.
Información de seguridad y salud en el trabajo
Las NOM de la STPS exigen registros como:
- Diagnóstico y programa de seguridad y salud en el trabajo.
- Análisis de riesgos por puesto y matriz de EPP, con registros de entrega.
- Estudios de agentes físicos o químicos y sus resultados.
- Actas y recorridos de la comisión de seguridad e higiene.
- Constancias de capacitación, simulacros y brigadas.
- Registros de accidentes e investigaciones y avisos presentados al IMSS.
- Resultados de la evaluación de factores de riesgo psicosocial, en lo que corresponda.
Cada norma indica el tiempo y la forma de conservar sus registros, por lo que conviene elaborar una tabla interna con los plazos aplicables.
Información laboral y de seguridad social
La Ley Federal del Trabajo obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio documentos como contratos, controles de asistencia y comprobantes de pago, durante la relación de trabajo y hasta un año después de su terminación, entre otros supuestos del artículo 804. Los documentos de afiliación y de riesgos de trabajo tienen su propia normatividad ante el IMSS.
Principios de resguardo
- Separación: el expediente médico no se mezcla con el expediente laboral administrativo.
- Acceso restringido: solo el personal autorizado y con necesidad de conocer.
- Seguridad: archivos bajo llave o sistemas con control de acceso, respaldo y bitácora.
- Finalidad: usar la información solo para los fines informados.
- Plazos y destrucción: definir cuándo se conservan y cómo se destruyen de manera segura.
- Derechos: atender solicitudes de acceso o rectificación en los términos de la ley.
Casos frecuentes de error
- Guardar resultados médicos en carpetas compartidas.
- Enviar resultados por mensajes o correos no protegidos.
- Entregar al área de recursos humanos informes clínicos completos.
- No definir qué pasa con los expedientes al cambiar de proveedor.
- Destruir documentos antes de los plazos o conservarlos indefinidamente sin justificación.
Un inventario como punto de partida
Un buen inicio consiste en elaborar un inventario de la información que se genera, quién la genera, dónde se guarda, por cuánto tiempo y quién accede. Con ello se identifican brechas y se prioriza lo más sensible. Es la base de una política de gestión documental y de protección de datos.
Perspectiva de GRS Detección
En GRS Detección consideramos que la información de salud es un activo que exige método. Una empresa que sabe qué datos tiene, para qué los usa y cómo los protege demuestra respeto por su gente y reduce riesgos legales y operativos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe conservarse el expediente clínico?
Mínimo cinco años contados a partir de la fecha del último acto médico, conforme a la NOM-004-SSA3-2012.
¿La empresa puede conservar copia de los resultados médicos?
Debe limitarse a lo necesario para sus obligaciones. Los resultados detallados corresponden al expediente clínico bajo responsabilidad del servicio médico.
Fuentes y referencias
- Ley Federal del Trabajo (Cámara de Diputados)
- Diario Oficial de la Federación (DOF)
- Secretaría de Salud
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (Cámara de Diputados)
Contenido informativo. No sustituye la asesoría legal o médica profesional. Las normas pueden actualizarse: confirma la versión vigente en el Diario Oficial de la Federación y en el portal de la STPS.
